Assistant / Assistante de direction

Assistant / Assistante de direction



Nous recherchons pour notre client basé à Cayenne, un centre de formation du travail social. Il propose des programmes de formation continue de qualité, reconnus par la certification QUALIOPI. Il offre une expérience d'apprentissage innovante et interactive, adaptée aux besoins de chaque individu. Leur objectif est de permettre aux participants de développer leurs compétences professionnelles pour mieux répondre aux défis actuels du travail social. Il offre également des services de conseil pour aider les organisations à mettre en place des programmes de formation efficaces.
Le poste :

Missions principales
Sous la responsabilité du Directeur/trice de l'établissement de formation, l'Assistant de direction assure un rôle central dans le bon fonctionnement
de l'établissement dans l'organisation quotidienne des activités, la gestion administrative, et la coordination avec les différents services.
Gestion administrative
- Gérer l'agenda du directeur et des responsables pédagogiques (prise de rendez-vous, organisation des réunions, déplacements, etc.).
- Rédiger des comptes-rendus de réunion, notes de service, courriers et autres documents administratifs.
- Assurer le suivi administratif des dossiers des étudiants et des intervenants (inscriptions, diplômes, conventions de stage, etc.).
- Tenir à jour les bases de données, fichiers, et archives de l'établissement.
Support organisationnel
- Assurer la coordination entre les services pédagogiques, administratifs et financiers de l'établissement.
- Planifier et organiser les événements institutionnels (séminaires, journées portes ouvertes, réunions pédagogiques, etc.).
- Suivre les indicateurs de performance liés à la formation (taux de réussite, insertion professionnelle des diplômés, etc.).
Gestion des ressources humaines
- Contribuer à la gestion du personnel administratif et pédagogique (suivi des plannings, absences, contrats, etc.).
- Assurer la liaison avec le service RH pour le recrutement et l'intégration des nouveaux intervenants/formateurs.
- Participer à la préparation des dossiers pour les comités sociaux et les réunions d'équipe.
Évaluation et suivi
- Participer à la gestion de la communication interne et externe (mise à jour du site web, réseaux sociaux, brochures, etc.).
- Accueillir et orienter les visiteurs, étudiants, et intervenants de l'établissement.
- Répondre aux demandes d'information par téléphone, courrier ou email.
Profil recherché :

Vous avez une expérience minimale de 2 ans dans un poste similaire avec une excellente maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint)
et des logiciels de gestion. Une capacité à rédiger des documents de qualité (notes de synthèse, rapports, courriers).
Vous êtes organisé(e) et rigoureux(se) dans le suivi des tâches administratives, vous savez faire preuve de discrétion et de respect de la confidentialité.
On vous reconnait pour votre aisance relationnelle, écoute et sens de l'accueil.
Vous êtes polyvalent(e) et en capacité à gérer plusieurs tâches simultanément.
Titulaire d'un bac +2/3 (BTS Assistant de gestion, DUT GEA, Licence en gestion
administrative, etc.).
Petit plus serait la connaissance des politiques publiques, de la législation du secteur médico-social et des normes légales en matière de formation.