Assistant administratif / Assistante administrative

Assistant administratif / Assistante administrative



Sous la responsabilité au Secrétaire Général ou de son représentant, vous serez chargé(e) de :

La gestion de l'accueil et du standard téléphonique :
- Ouvrir et fermer l'accueil public et du standard téléphonique,
- Accueillir et orienter les visiteurs dans le respect des règles de sécurité définies,
- Réceptionner, orienter et transmettre les communications téléphoniques,
- Agencer et entretenir son poste de travail et maintenir le confort des locaux de l'accueil en s'assurant plus particulièrement de leur propreté et de leur rangement,
- Trier, enregistrer et assurer la diffusion du courrier postal auprès des différents services,
- Assurer la remise du courrier à l'agent de la Poste
- Dispatcher les divers magazines et journaux dans les différents services,

La gestion administrative :
- Mettre à jour l'annuaire interne (entrées/sorties)
- Gérer et mettre à jour les différents affichages
- Gérer les trousses de secours
- Gérer les accès (badge/bip)
- Réceptionner, centraliser et valider des besoins en consommables, fournitures de bureau, petits matériels
- Approvisionner et gérer le stock de consommables et fournitures de bureau
- Négocier avec les fournisseurs et assurer le suivi des contrats
- Gérer les commandes demandées par les divers services
- Centraliser, contrôler, préparer et suivre des factures fournisseurs pour validation par la Direction
- Assurer le suivi des factures
- Rédiger des courriers à la demande des différents services
- Assurer le classement et l'archivage des différents documents
- Réceptionner des fiches de jeux et prendre contact avec les gagnants
- Préparer, remettre les lots liés aux jeux (en direct, par SMS, par courrier) radios et enregistrer les lots remis aux gagnants sous fichier Excel
- Gérer les stocks cadeaux et relancer les services concernés en cas de rupture de stock
- Suppléer les assistantes des filiales sur les différentes activités propres à l'organisation du groupe, notamment le médiaplanning
- Assurer la gestion de l'utilisation des véhicules de service de la société CIRANO HOLDING et de ses filiales et gérer le suivi des contraventions
- Gérer les déplacements professionnels des collaborateurs et/ou intervenants (billets d'avion, hébergements, .)

L'assistance à la présidence :
- Organiser des réunions, rendez-vous et déplacements
- Gérer le planning et prendre des rendez-vous
- Trier les correspondances
- Rédiger des courriers

Vous devez maitriser les outils bureautiques (Word, Excel.)