Assistente Executiva

Assistente Executiva

Salário: Mensal de 2837.0 Euros em 14.0 meses

Principais atividades:

Assistência do Diretor:
- Gerencie sua agenda e acompanhe os prazos,
- Mantenha a lista de seus contatos,
- Gerenciar e-mails e e-mails (despacho, acompanhamento de prazos, redação, formatação),
- Gerenciar e rastrear caixas de correio compartilhadas,
- Planear, acompanhar e gerir as deslocações do director (reservas de transporte, alojamento, restauração, vale-transporte, ordens de deslocação em serviço, acompanhamento dos pedidos de reembolso de despesas de deslocações em serviço),
- Assegurar a divulgação de notas de gestão e a transmissão em tempo real de informação útil,
- Fornecer recepção telefônica e física,
- Informar, orientar e aconselhar os contatos internos e externos da administração,
- Assegurar a ligação com os secretariados dos restantes departamentos do fundo.

Outras tarefas administrativas, de secretariado e logísticas:
- Gerenciar e acompanhar administrativamente os arquivos técnicos (relatório de atividades, instrução técnica e carta de rede, projetos, missões),
- Assegurar a preparação das reuniões (reserva, ordenação, distribuição da ordem do dia, constituição do fundo do processo, coordenação do desenvolvimento do material, distribuição do material, redação de atas), comités, comissões ou outros órgãos de direcção. Participe de seu bom funcionamento,
- Organizar reuniões presenciais, áudio ou videoconferência: convites, acompanhamento de devoluções, organização logística (sala, equipamento, envio de identificadores + senha, catering, etc.),
- Redigir relatórios, cartas, atas de reuniões e acompanhar as decisões tomadas,
- Realizar automação de escritório, apresentação e formatação de documentos,
- Compilar ficheiros (em papel e/ou desmaterializados) em relação aos serviços ou parceiros: pedido de notas, planeamento da devolução dos elementos solicitados, verificação de conteúdos, formatação, impressão de documentos,
- Assegurar o arquivamento de documentos e o arquivo de ficheiros,
- Trabalhar de forma multifuncional com os outros departamentos do Fundo,
- Participar na organização de eventos anuais (seminários de gestão) ou outros eventos excecionais,
- Processar e-mails recebidos e enviados da Gerência Geral,
- Acompanhar os arquivos e relatórios de RH em conjunto com o departamento de gestão de pessoal (solicitações de alteração e teletrabalho, etc.),
- Assegurar um acompanhamento das licenças e ausências na ferramenta KELIO específica, a fim de garantir a continuidade do serviço, estabelecer tabelas de licenças,
- Gerenciar pedidos de fornecimento,
- Gerenciar pedidos de fornecimento,
- Gerenciar vários relatórios para a Gerência Geral e os demais Departamentos.

Perfil:
Metódico, rigoroso, respeitoso com os prazos, versátil, tem sentido de trabalho em equipa e é autónomo na gestão da sua atividade. Você tem experiência comprovada em gestão administrativa, tem habilidades organizacionais e sabe como gerenciar prioridades. Você tem habilidades interpessoais reais, demonstra espírito de equipe e multifuncionalidade. Você demonstra capacidade de resposta e iniciativa para responder com qualidade às necessidades de sua gestão. Vós sois fonte de propostas para os vossos superiores, que iluminais para a tomada de decisões, e tendes capacidade de análise e de síntese.
Dinâmico, ágil e disponível, você está envolvido no avanço de vários arquivos e na realização dos objetivos do Departamento.
Leal, você é conhecido por seu impecável senso de discrição e confidencialidade. Suas práticas profissionais estão alinhadas com os valores da instituição (princípios éticos, regras de confidencialidade e segurança) e contribuem para a imagem positiva e profissional da organização.