Assistente Executiva

Assistente Executiva

Contexto: Como parte de uma substituição, estamos procurando um Gerente de Projeto Administrativo para o site da Ilha da Reunião. Você trabalha sob a autoridade do gerente do site, que definirá seus objetivos anuais. No que diz respeito às missões de RH, trabalha funcionalmente com o departamento de RH em França continental.

Você auxiliará o diretor em missões multifuncionais e interdepartamentais e garantirá a aplicação das regras e políticas de RH da empresa.

Papel:

Para fazer isso, suas missões serão as seguintes:

Assistente Executiva
Planejar e organizar reuniões interdepartamentais,
Auxiliar o diretor na gestão de sua agenda,
Organizar visitas e viagens,
Gerenciar correspondências recebidas e enviadas do site e garantir sua entrega adequada,
Gerenciar contratos de serviços fora do armazém e transporte,
Gerenciar móveis e suprimentos de escritório,
Gerenciar o contrato e a frota de telefonia móvel,
Ser o correspondente no local do departamento de TI e gerenciar equipamentos de escritório,
Gerenciar parcerias com associações,
Gerir a constituição e acompanhamento dos arquivos dos vários departamentos do site,
Gerenciar a comunicação interna no site,
Gerenciar projetos de infraestrutura no setor terciário e liderar o comitê de ambiente de vida do local,
Gerenciar projetos multifuncionais confiados pelo diretor.
Correspondente de RH
Denunciar o incumprimento das regras relativas ao tempo de trabalho; centralizar e tornar o ATM confiável e treinar os usuários,
Transmitir paralisações de trabalho para o departamento de RH,
Certifique-se de que a convocação para o exame médico seja entregue ao funcionário e notifique o departamento de RH em caso de retorno após uma longa ausência,
Verificar e transmitir elementos da folha de pagamento e documentos de RH,
Disseminar informações de RH para os funcionários. Transmitir as perguntas de RH dos funcionários aos departamentos competentes,
Seja o correspondente local da France Travail,
Participar de eventos locais relacionados ao recrutamento (encontros de emprego, feiras) e questões de RH (conferências, reuniões),
Assegurar a integração dos novos colaboradores e apoiar os gestores na preparação do processo de integração e garantir que o mesmo é posto em prática,
Assegurar o acompanhamento dos estudantes e estagiários de trabalho-estudo,
Participar de reuniões organizadas pelo Oficial de RH/HRBP,
Orientar as ações locais relacionadas à deficiência e inclusão.
Qualificações
Com um curso de formação em Gerente Adjunto/Gestão de Empresas e Administrações (Bac+2/3), você tem pelo menos 3 anos de experiência comprovada em uma posição semelhante, idealmente em um setor de logística.

Você é conhecido por sua capacidade de sintetizar, seu senso de serviço e sua discrição.

Rigoroso e organizado, sabe gerir prioridades, cumprir prazos e tem uma boa capacidade de antecipação.

Você é entusiasmado e dinâmico por natureza e é conhecido por sua escuta, pragmatismo e adaptabilidade.

Você tem excelentes habilidades interpessoais, o que permite que você se conecte com os vários interlocutores, gerentes e funcionários e lide com as situações com agilidade e redondeza.

Você tem um bom domínio das ferramentas de computador.

Termos:

Plantão voluntário a cada 2/3 meses durante 1 semana. Em caso de emergência, a pessoa deve comparecer ao local.