Assistant / Assistante achat

Assistant / Assistante achat

Salaire : Annuel de 40000.00 Euros sur 12.0 mois

MISSION AFFERENTE AU POSTE:
Participe sous l'impulsion du responsable de service à l'optimisation et à la performance des achats de l'établissement .

Contribue efficacement au processus achats /marchés de l'établissement.
ACTIVITES PRINCIPALES :
Participe à la structuration de l'achat public au sein de l'établissement :

- Rédige et optimise les pièces de marchés

- Effectue le contrôle administratif et réglementaire des marchés et des rapports d'analyse

- Prépare la mise en œuvre des procédures dans le respect du calendrier prévisionnel.
Préparation des étapes de la passation d'un marché en lien avec le Responsable du service

- Assurer l'accueil des prescripteurs et recevoir leurs demandes

- Rédiger/Saisir les pièces du DCE, les mettre en forme et les finaliser

- Préparer et envoyer les AAPC dans les journaux

- Commission d'ouverture des plis (COP) : procède à l'ouverture des plis et rédige le Pv d'ouverture

- Rédiger et mettre en ligne les courriers aux entreprises

- Participer à la mise au point des marchés

- Préparer et mettre en ligne les avis d'attribution à la publication,

- Notifier dans les délais impartis aux entreprises retenues.
Suivi de la performance de la politique des achats

- Suivi des estimations des marchés faites par les prescripteurs et des seuils des codes nomenclature achats

- Participe, avec les prescripteurs, aux opérations de négociation

- Suivi du nombre de marchés déclarés « infructueux », « sans suite », « relance », etc.

Administre le logiciel SIS Marchés (logiciel de saisie des achats) en tandem avec le Responsable de service

- Administration technique :

- Paramétrage et personnalisation des documents type issus de SIS Marchés et des codes nomenclatures

- Administration fonctionnelle de SIS Marchés :

Gestion administrative des marchés notifiés :

Procéder au paramétrage des marchés dans SIS-Marchés

Suivi des avenants

Procéder au classement des dossiers et à leur archivage

Gérer les reconductions et les relances de marchés dans SIS Marchés

Servir d'appui aux règlements posant problèmes

Gestion des outils de pilotage

Alimenter les tableaux de bord dans SIS-Marchés et saisir les données pour le « reporting » (par type/montant/nature de marché)

Mettre à jour les données des marchés dans SIS Marchés qui alimentent les tableaux de bord de SIS REPORT

Traitement si besoin dans SIS-MARCHES des achats de faible importance ou sans consultation

Tenir à jour les tableaux de bord du service

Participer à l'élaboration des rapports de service

Appui, en binôme avec l'acheteur, les autres assistantes du SAM et pendant les périodes de congés, avec l'assistante de

gestion administrative et achat.
COMPETENCES REQUISES :
Savoir Niveau Bac + 2/3 et/ou expérience significative en gestion administrative et financière des marchés publics

Solides connaissances du code de la commande publique, comptabilité publique, processus achat et sa démarche

qualité

Maitrise de la rédaction de marchés publics confirmée

Savoir-faire Utiliser les logiciels de gestion des marchés (SIS Marchés) et de dématérialisation des procédures (AWS)

Maîtriser parfaitement les outils bureautiques (Word, Excel , )