Assistant / Assistante de direction

Assistant / Assistante de direction

Salaire : Mensuel de 2020.0 Euros sur 12.0 mois

L'assistant(e) de Direction Polyvalent(e) / Mixte (ADP/M) au sein de HMS, et l'assistante du président de la société et évolue sous sa directive, intervient dans la gestion administrative et logistique et la réalisation des prestations de services.

Il/Elle se voit attribuer les missions suivantes :

Tâches prioritaires :
- Accompagnement du président de la société afin de faciliter et d'optimiser la gestion administrative de son activité
- Gestion de l'agenda et emploi du temps quotidien du président et de la société
- Réception et tri des appels téléphoniques.
- Accueil physique des rendez-vous.

Tâches administratives :
- Préparation et organisation de la logistique des différents événements professionnels (réunions, déplacements, interventions orales, séminaires, salons professionnels, conférences téléphoniques.).
- Gestion, suivi et archivage des comptes rendus et documentation de la société et son président.
- Organisation du tri et de l'archivage des documents importants (collecter, traiter, classer et mettre à jour l'information).
- Assister aux réunions et en rédiger les comptes rendus.
- Gestion et actualisation de la documentation professionnelle et réglementaire.
- Compte-rendu à travers des points réguliers de l'avancement de son travail, des rendez-vous prévus et des courriers à envoyer.


2/ Activités spécifiques

- Participation sur chantier (équipiers ou responsable)
- Participation à l'organisation de la logistique des recrutements et des formations.
- Réalisation d'un suivi administratif du personnel.
- Établissement et gestion des budgets ou réalisation du traitement des dossiers comptables.
- Gestion et suivi complet de certains dossiers (négociations avec les fournisseurs, préparation d'un budget, relance clients.).
- Suivi des procédures d'appels d'offres.


3/ Compétences requises
- Compétences techniques
- Maîtrise de la bureautique : pack Office (Outlook, PowerPoint, Excel, Word)
- Maîtrise de l'utilisation d'outils collaboratifs et de communication (Internet, messagerie, planning partagé, web conférence, réseau social d'entreprise.)
- Connaissances en gestion administrative
- Connaissance des normes rédactionnelles
- Connaissance des techniques de prise de notes (éventuellement sténographie)
- Maîtrise des méthodes de classement et d'archivage et des techniques de numérisation
- Connaissance des techniques et outils de veille informationnelle et réglementaire
- Maîtrise de l'organisation d'événements
- Connaissances en droit du travail et législation sociale
- Connaissances en gestion administrative du personnel et en gestion budgétaire
- Maîtrise de la construction d'outils de reporting et de tableaux de bord

Type de contrat : CDI avec une période d'essai

La société est localisée à Sainte-Rose ; il y a obligations de se déplacer régulièrement sur le territoire de la Guadeloupe pour les interventions liées aux prestations ; il y a possibilité d'effectuer les missions en télé travail.

Profil idéal :
Diplômé(e) d'un BAC, BAC+2 ou BAC+3 dans le domaine administratif.
Débutant(e) accepté(e), expérience appréciée