Assistant / Assistante de direction

Assistant / Assistante de direction



MISSIONS:

- Assister la direction et coordonner le pôle secrétariat/comptabilité/commercial,
- Secrétariat courant (accueil, standard téléphonique du dirigeant, rédaction des courriers, de compte-rendu et des lettres de missions, de notes de synthèses, élaboration de tableaux Excel, classement/archivage, paiement des factures, .)
- Gestion du planning de la direction/ mise en place des outils de suivi de tâches
- Gestion des mails du dirigeant et planification
- Gestion des rendez-vous, achat fournitures/matériel, salles de réunions,
- Coordination du classement papier/informatique des courriers recommandés, des emails.
- Gestion et Mise en place des prélèvements clients
- Assurer le suivi comptable (transmission mensuelle des informations à l'expert-comptable)
- Suivi des portefeuilles collaborateurs et des honoraires
- Vérification de la tenue des tableaux horaires des collaborateurs par affaire et par élément de mission
- Mise à jour des lettres de mission
- Préparation des entretiens individuels des salariés
- Rédaction des fiches de postes
- Rédaction du guide d'accueil au cabinet
- Rédaction des procédures internes au cabinet (entrée d'un dossier/ gestion de l'archivage)
- Suivi des inscriptions collaborateurs en formation et de la plateforme de demande de prise en charge
- Gestion des déplacements du dirigeant et des réservations
- Préparation des notes d'information cabinet
- Suivi de l'envoi des newsletters clients
- Gestion du site internet du cabinet
- Gestion du tableau des congés, arrêts maladie, absences, heures supplémentaires,
- Gestions/vérification des achats, fournitures, matériels, téléphonie, parc informatique
- Suivi des comptes bancaires/Collaboration avec le comptable (saisie éventuelle)
- Conception des outils de suivi de l'activité de la structure, des tableaux de bord et effectuer les mises à jour
- Vérification des notes de frais avant validation par la Direction

Qualités requises:

- Grande discrétion
- Goût pour le travail collaboratif et les nouvelles technologies
- Personne Minutieuse
- Personne organisée
- Méthodique
- Respectueuse du temps imparti
- Très bonne capacité rédactionnelle et très bonne orthographe
- Autonomie, créativité et curiosité
- Capacité d'analyse, d'adaptation et d'écoute,
- Esprit d'initiative et de résistance au stress
- Organisation, méthode, polyvalence
- Très bonne présentation, bonne élocution et aisance relationnelle
- La pratique d'une ou plusieurs langues étrangères est un atout
- Dynamique
- Personne réactive
- Vrai force de proposition
- Expérience requise avec l'utilisation de logiciels de comptabilité et de gestion d'entreprise

Profil du poste:

Vous avez un bon relationnel, des capacités rédactionnelles et une excellente maîtrise du français et de la grammaire.
Vous maîtrisez parfaitement les outils bureautiques suite OFFICE (la maîtrise de Word et Excel
serait très apprécié), maîtrise des tableaux croisés dynamique et avez une bonne connaissance des réseaux sociaux .
De formation secrétariat, assistante de direction, comptabilité, vous disposez d'une expérience réussie sur poste similaire en cabinet comptable ou équivalent en totale autonomie .
Langues : Une bonne maîtrise de l'anglais serait un plus .

Expériences:

Niveau d'expérience : BTS secrétariat - comptabilité 5-10 ans
BTS CG comptabilité et gestion
Logiciels : suite Office, Excel, Outlook,