Assistant / Assistante de gestion d'entreprise

Assistant / Assistante de gestion d'entreprise



Nous sommes une entreprise familiale faisant partie des leader du secteur de la Signalétique et de la publicité en Guadeloupe.
Dans le cadre de notre développement, nous recherchons un(e) Assistant(e) de gestion passionné(e) et impliqué(e), prêt(e) à jouer un rôle essentiel dans l'organisation et la gestion de notre société.

Vos missions :
1. Accueil et gestion administrative :

- Gérer le standard téléphonique et l'accueil physique des clients.
- Entretenir une relation régulière et qualitative avec les clients et partenaires (fournisseurs, artisans, prestataires, etc.).
- Assurer la gestion administrative des commandes clients et fournisseurs (bons de commande/ livraison formalités douanière, etc.).
- Participer à la gestion des différentes phases administratives des chantiers (création et signature des bons de livraison, suivi des factures clients, envoi des bons de commande, etc.).

2. Support commercial et relationnel :

- Contribuer au développement de l'activité commerciale (prospection téléphonique, envoi d'emails, etc.).
- Consulter les prestataires pour obtenir des devis de sous-traitance.
- Assurer le suivi et la gestion des commandes clients.

3. Coordination et gestion approvisionnement :

- Garantir l'approvisionnement et le suivi des Équipements de Protection Individuelle (EPI) pour toutes les entités du Groupe.
- Suivre le parc automobile en collaboration avec les responsables des différentes structures (contraventions, contrôles techniques, réparations, etc.).
- Gérer les plannings et agendas partagés en collaboration avec les responsables.
- Participer à la création et à la mise en place d'outils et de supports de performance (tableaux de bord, cahiers des charges, outils de suivi, etc.).
- Collaborer avec l'équipe de production pour optimiser la planification des ressources via les outils de gestion internes.
- Participer à la gestion courante du site : gestion des stocks, saisie d'informations, validation des factures et devis.

4. Suivi financier et comptabilité :
- Assurer la facturation et le suivi des règlements clients.
- Gérer les bons de commande et facturations fournisseurs.
- Collaborer avec l'équipe comptable pour garantir la précision des données financières.

Profil recherché & compétences
Votre expertise en tant qu'assistant(e), votre autonomie, votre esprit d'initiative, ainsi que vos qualités humaines seront des atouts clés pour réussir dans ce poste. En outre, votre aisance avec les outils numériques et digitaux (applications, logiciels collaboratifs, etc.) sera un avantage majeur pour accompagner notre transition technologique.

Compétences techniques (Savoir-faire) :

- Expérience confirmée d'au moins 3 ans sur un poste similaire.
- Formation Bac+2 minimum (gestion, administration, comptabilité, ou domaine équivalent).
- Maîtrise des outils informatiques (logiciels de gestion, Excel, ERP).
- Solides compétences en communication orale et écrite.
- Capacités analytiques pour la gestion et le suivi des demandes entrantes.
- Expérience en gestion administrative et comptabilité.

Qualités personnelles (Savoir-être) :

- Dynamisme, autonomie et disponibilité.
- Proactivité et force de proposition.
- Excellentes compétences relationnelles pour établir une relation de confiance et un environnement professionnel positif.
- Rigueur, organisation et sens des responsabilités.
- Capacité à travailler efficacement en équipe tout en gérant plusieurs tâches en autonomie.