Assistant / Assistante de service formation

Assistant / Assistante de service formation

Salaire : Mensuel de 2400 Euros sur 12 mois

Nous recherchons un assistant formation H/F.

MISSIONS ET ACTIVITÉS PRINCIPALES DU POSTE
Accueil
- Assurer un accueil téléphonique et physique de qualité ;
- Gérer les appels téléphoniques, orienter, conseiller le public vers l'interlocuteur ou
le service compétent ;
- Renseigner sur l'offre de formation et les conditions d'accès ;
- Accueillir et orienter les stagiaires vers leur salle de cours ;
Suivi administratif des formations Inter et Intra
1/ Préparation et ouverture d'une formation :
- Élaborer et transmettre les documents obligatoirement liés au parcours des
apprenants (dossiers d'inscription, conventions, convocations, livret d'accueil,
règlement intérieur, attestations etc.) ;
- Assurer le suivi et l'archivage des dossiers administratifs ;
- Renseigner les informations sur le logiciel de gestion de formation ;
- Établir et assurer la transmission des documents concernant les formateurs (contrats
ou lettre d'engagement, conventions, fiches d'émargement etc.) ;
- Gérer et archiver les pièces justificatives des contrats formateurs ;
- Participer à l'ouverture des sessions (préparation des salles ; collations, déjeuners) ;
- Préparer et assister aux différentes réunions de secteur

Gestion administrative et suivi des contrats d'apprentissage en alternance
- Réceptionner et vérifier la complétude des dossiers « Entreprise » reçus dans la
phase du traitement de l'admission des candidats à l'alternance ;
- Saisir et éditer les contrats CERFA ;
- Contrôler et transmettre les contrats CERFA remplis et signés aux OPCO sous
mandat de gestion des employeurs ;
- Établir les conventions de formation ainsi que les documents réglementaires exigés
par les OPCO et les autres financeurs ;
- Assurer et actualiser le suivi administratif des contrats tout au long de la durée du
parcours de l'apprenant dans le respect des délais réglementaires fixés
- Répondre aux demandes des alternants afférentes aux questions touchant à la
contractualisation ;
- Mettre à jour les différents tableaux de suivis des contrats en alternance ;
- Traiter dans les délais les notifications de non-conformités reçues des OPCO en lien
avec les services « relations entreprises », coordination pédagogique et secrétariat
d'accueil des apprenants afin de sécuriser le financement des contrats.
Mettre à jour la base de données des apprenants dans le logiciel de gestion dans un
souci de fiabilité des informations (RIB - nouvelle adresse - autres) ;
- Classer et archiver les dossiers afin de satisfaire aux exigences de contrôle des
financeurs.