Assistant administratif / Assistante administrative

Assistant administratif / Assistante administrative



En lien étroit avec les responsables opérationnels, vous êtes en charge du bon établissement des factures,des avoirs dans le logiciel de gestion, du suivi des encaissements, ainsi que de la gestion administrative du personnel.

1. Gestion administrative :

- Gestion des courriers, mails
- Accueil téléphonique
- Établissement des courriers clients et fournisseurs.
- Organisation des réunions, des déplacements et évènements
- Saisie et suivi des demandes d'achat

2.Gestion de la facturation:

- Assister les responsables dans la gestion de la facturation
client
- Déposer les factures de la commande publique sur Chorus et les
différentes plateformes pour les donneurs d'ordre privés
- Gérer les retours clients
- Assurer l'établissement et la mise à jour des reporting
- Mener les actions préventives permettant le recouvrement des
créances
- Relancer et mener les actions amiables ou contentieuses

4. Gestion du personnel :

- Assurer la constitution des dossiers administratifs des salariés, gestion des plannings et saisie des pointages(suivi des
présences, absences, remplacements)
- Etablissement et transmission des variables de paie
- Coordination étroite avec les responsables opérationnels
- Distribution des EPI

5.Gestion du Portefeuille Clients & prospects:

- Création et mise à jour de tout dossier client dans le système
d'information et des dossiers d'appels d'offres
- Transmission des éléments nécessaires à la facturation
- Assure le suivi administratif des contrats remportés

Vous participez également à la mise en place de projet de qualifications(ISO 9001, MASE) et veiller à la bonne application des pratiques qualités.