Assistant / Assistante de direction

Assistant / Assistante de direction

Salaire : Mensuel de 2837.0 Euros sur 14.0 mois

Activités principales :

Assistance de la Directrice :
- Assurer la gestion de son agenda et le suivi des échéances,
- Maintenir à jour la liste de ses contacts,
- Assurer la gestion du courrier et des courriels (dispatching, suivi des échéances, rédaction, mise en forme),
- Gérer et suivre ses boites aux lettres partagées,
- Planifier, suivre et assurer la gestion des déplacements de la directrice (réservations transport, hébergement, restauration, bons de transport, ordres de mission, suivi des demandes de remboursement de frais de mission),
- Assurer la diffusion des notes de Direction et la transmission en temps réel des informations utiles,
- Assurer l'accueil téléphonique et physique,
- Informer, orienter et conseiller les interlocuteurs internes et externes de la direction,
- Assurer le lien avec les secrétariats des autres directions de la caisse.

Autres tâches administratives de secrétariat et de logistique :
- Gérer et suivre administrativement des dossiers techniques (rapport d'activité, instruction technique et lettre réseau, projets, missions),
- Assurer la préparation des réunions (réservation, commande, diffusion de l'ordre du jour, constitution de fond de dossier, coordination de l'élaboration du support, diffusion du support, rédaction de compte rendu), comités, commissions ou autres instances de pilotage. Participer à leur bon déroulement,
- Organiser des réunions en présentiel, audio ou visio-conférences : convocations, suivi des retours, organisation logistique (salle, matériel, envoi des identifiants + mot de passe, restauration.),
- Rédiger des rapports, courriers, comptes rendus de réunion et assurer le suivi des décisions prises,
- Réaliser des travaux de bureautique, de présentation et de mise en forme de documents,
- Constituer des dossiers (papiers et/ou dématérialisés) en relation avec les services ou partenaires : demande de note, planification du retour des éléments demandés, vérification du contenu, mise en forme, impression de documents,
- Assurer le classement des documents et de l'archivage des dossiers,
- Travailler en transversalité avec les autres directions de la Caisse,
- Participer à l'organisation d'évènements annuels (séminaires de la direction) ou outres évènements exceptionnels,
- Traiter le courrier arrivée et départ de la Direction Générale,
- Suivre les dossiers et reporting RH en lien avec le service gestion du personnel (avenant et demandes de télétravail, ...),
- Assurer une veille des congés et absences dans l'outil dédié KELIO afin de sécuriser la continuité du service, établir les tableaux de congés,
- Gérer les commandes de fournitures,
- Gérer les commandes de fournitures,
- Gérer des remontées diverses vers la Direction Générale, et les autres Directions.

Profil :
Méthodique, rigoureux, respectueux des échéances, polyvalent, vous avez le sens du travail en équipe et êtes autonome dans la gestion de votre activité. Vous possédez une expertise avérée en gestion administrative, disposez de qualités organisationnelles, et savez gérer les priorités. Vous possédez une réelle aisance relationnelle, faites preuve d'esprit d'équipe et de transversalité. Vous faites preuve de réactivité et d'initiative pour répondre avec qualité aux besoins de votre direction. Vous êtes force de proposition vis-à-vis de votre hiérarchie que vous éclairez pour la prise de décision, et disposez d'une capacité d'analyse et de synthèse.
Dynamique, réactif et disponible, vous êtes impliqué dans l'avancement des différents dossiers et dans l'atteinte des objectifs de la Direction.
Loyal, vous êtes reconnu pour votre sens irréprochable de la discrétion et de la confidentialité. Vos pratiques professionnelles sont conformes aux valeurs de l'institution (principes de déontologie, règles de confidentialité et de sécurité) et contribuent à l'image positive et professionnelle de l'organisme.