Assistant / Assistante de direction

Assistant / Assistante de direction



Assistant d'Exploitation H/F

En lien étroit avec les responsables opérationnels, vous êtes en charge du bon établissement des factures, avoirs dans le logiciel de gestion d du suivi des encaissements, ainsi que de la gestion administrative du personnel.

1. Gestion administrative :

- Gestion des courriers, mails
- Accueil téléphonique
- Établissement des courriers clients et fournisseurs.
- Organisation des réunions, des déplacements et évènements
- Saisie et suivi des demandes d'achat

2.Gestion de la facturation:

- Assister les responsables dans la gestion de la facturation
client
- Déposer les factures de la commande publique sur Chorus et les
différentes plateformes pour les donneurs d'ordre privés
- Gérer les retours clients
- Assurer l'établissement et la mise à jour des reporting
- Mener les actions préventives permettant le recouvrement des
créances
- Relancer et mener les actions amiables ou contentieuses

4. Gestion du personnel :

- Assurer la constitution des dossiers administratifs des salariés,gestion des plannings et saisie des pointages(suivi des
présences, absences, remplacements)
- Etablissement et transmission des variables de paie
- Coordination étroite avec les responsables opérationnels
- Distribution des EPI

5.Gestion du Portefeuille Clients & prospects:

- Création et mise à jour de tout dossier client dans le système
d'information et des dossiers d'appels d'offres
- Transmission des éléments nécessaires à la facturation
- Assure le suivi administratif des contrats remportés

Vous participez également à la mise en place de projet de qualifications et veillez à la bonne application des pratiques qualités.

** PROFIL **

- De formation BAC +2 à BAC+3 dans les domaines de l'administration, la gestion PME/PMI ou encore d'assistant de manager,
- Vous avez eu idéalement une première expérience professionnelle (stage compris) en assistanat administratif,
- Vous maîtrisez parfaitement les outils informatiques tels que le Pack Office et êtes à l'aise avec le digital en général,
- Vous savez gérer vos priorités et gérer plusieurs problèmes de front,
- Vous êtes innovant(e), polyvalent(e),rigoureux(se),organisé(e) proactif(ve) et faites preuve d'un esprit d'analyse, vous avez le sens des responsabilités et l'esprit d'équipe, une bonne communication, ainsi qu'un grand sens de la confidentialité.

** L'ENTREPRISE **

Depuis plus de 35 ans, Guyanet, enseigne commerciale de Société Amazonienne de Propreté est un acteur incontournable dans le secteur de la propreté et du nettoyage industriel.
Entreprise guyanaise présente sur l'ensemble du territoire guyanais au travers de ses agences, Guyanet garantie une qualité de service à ses clients à travers ses prestations de proximité. Elle intervient dans tous les secteurs d'activité (santé, tertiaires, industrie, agroalimentaire, ...), pour tout type d'entretien (nettoyage des fenêtres, façade, murs, ...) et sur tout type de surface (salles blanches, bureaux, magasins, résidences...). Guyanet est une société du Groupe Guyamazone employant plusieurs centaines de collaborateurs, réalisant plusieurs millions d'euros de chiffre d'affaires annuel et engagé dans une démarche RSE.