Assistant / Assistante de gestion administrative

Assistant / Assistante de gestion administrative



Accueil physique (quotidien)
- Information du public
- Prise de rendez-vous
- Établir les statistiques relatives à la prestation
- Proposer toute évolution permettant d'améliorer la prestation
- Gérer l'espace accueil/assurer un espace d'accueil convivial
- S'assurer du bon fonctionnement des matériels
Accueil téléphonique (quotidien)
- Accueil, qualification et orientation des appels entrants
- Prendre, transmettre les messages et transférer les appels
- Faire patienter les correspondants
- Gérer les retours d'appels
- Recensement des appels, reprise et gestion des appels en attente.
- Traitement et tri des mails de l'adresse générique ou principale du site
- Prise de rendez-vous pour le service fiduciaire (échange de billets)
- Prise de rendez-vous pour le service des particuliers (surendettement)
- Renseigne les usagers sur les procédures (exemple droit au compte, ..)
Gestion du courrier (quotidien)
- Traitement du courrier postal arrivée/départ de l'agence
- Tenue des registres du courrier entrant et sortant sur poste et support informatiques (tableaux Excel) mis à disposition
- Tri du courrier, des télécopies, des avis de réception de plis recommandés pour transmission aux agents concernés
- Préparation et envoi des correspondances, colis
- Gérer les plis et colis à l'arrivée et au départ
- Enregistrement et affranchissement du courrier sortant

Prestations complémentaires (occasionnel)
- Gestion électronique des factures fournisseurs du pôle Gestion(dématérialisation)
- Travaux d'appui logistique, de gestion de courriers ou d'accueil à l'occasion de besoins ponctuels
- Gestion du planning des places de parking
- Gérer les demandes et les plannings des salles de réunion
- Vérifier quotidiennement les salles de réunion et s'assurer de leur bonne tenue
- Mettre en place et préparer des salles pour le Comité deDirection et la Commission de Surveillance
- Concentrer toutes les informations de dysfonctionnement du site et déclencher les interventions
- Gestion de l'office : commande de capsules café, viennoiserie..
- Proposer un service de conciergerie de premier niveau : Réservation restaurant, taxis, etc..
- Alerter si besoin intervention service ménage
- Veiller à l'arrosage des plantes de l'agence
- Veiller à ce que les frigidaires et les machines à café soient propre et en état de fonctionnement
- Veillez à ce que la vaisselle de la Direction soit propre (tasse de café, ..)
- Travaux de secrétariat, frappe de documents, etc.
- Tâches bureautiques : prise d'appel téléphonique, télécopie, reliure, photocopies
- Commande de petites fournitures (stylos, enveloppes, blocs, etc.) si nécessaire
- Déplacement ponctuel (achat d'eau, de café, récupération de colis à la Poste, ..)