Assistant / Assistante de gestion administrative

Assistant / Assistante de gestion administrative



Nous recherchons un Assistant de Gestion H/F

Missions générales :

Mission de secrétariat classique incluant l'accueil physique et téléphonique, la gestion des courriers, des mails et transmission des informations à chaque interlocuteur concerné, des clients.
Saisir et mettre en forme les notes et courriers de la direction en apportant un soin tout particulier aux documents de réponse aux appels d'offre
Organiser et classer les documents relatifs à la vie de l'entreprise, archiver les dossiers en fin d'année.
Créer et tenir à jour les tableaux nécessaires à l'activité : liste d'adresses, de contacts, de matériel etc
Enregistrer les besoins et effectuer les commandes de fournitures et consommables d'entretien
Être force de proposition en méthode d'organisation
Suivre les contrats des sous-traitants et bons de commande : établissement, demande de pièces (surveillance des dossiers et leur mise à jour, signalement si problèmes administratifs)
Relever le courrier à la boite postale, achat des petites fournitures diverses.
Réservations diverses (restaurant, hôtel, avion.)
Suivi contrôle techniques et assurances des véhicules du parc
Transmission constats accidents et suivi dossiers sinistres avec l'expert
Traitement des contraventions GIG (désignation conductrice en ligne)
Être en support du magasinier (facture comptoir, encaissement, suivi commandes, suivi des EPI,..)

Missions RH :

S'assurer du bon suivi des dossiers Personnel à savoir :
Réception et transmission aux services concernés de toutes demandes de salariés (Congés, absences, .) - être l'interlocuteur des RH
Enregistrer les pointages de l'ensemble du personnel.
Gestion des demandes de recrutement avant transmission RH

Missions comptables et Assistanat de Gestion:

Assurer une veille pour la réponse aux appels offres, créer les dossiers
Assurer le suivi administratif du dossier de l'affaire, (demande de caution, affacturage)
Etablissement des situations d'avancement mensuel,
Relance et vérification des validations des situations d'avancement,
Assurer le suivi facturation (Situations-Etat d'acompte-validations)
Mettre à jour le chrono factures clients et affacturage