Assistant / Assistante de service formation

Assistant / Assistante de service formation

Salaire : Mensuel de 1950.0 Euros sur 12.0 mois

L'assistant(e) de formation met en œuvre les moyens administratifs et organisationnels nécessaires à la réalisation des actions de formation selon les indications données par son responsable hiérarchique. Il/elle effectue le suivi administratif des formations proposées par l'organisme qui l'emploie.
Pour ce faire, il/elle a la charge du suivi administratif des prestations de formation ; il/elle assure l'organisation et la logistique des formations dispensées (par exemple : réservation de salle et du matériel pédagogique, suivi du planning des formations) ; il/elle gère et coordonne les informations liées aux prestations de formation (par exemple : communication avec les apprenants, transmission des informations à l'équipe pédagogique) ; il/elle accueille et informe les différents interlocuteurs (par exemple : apprenants, entreprises, intervenants externes) ; il/elle assure le suivi post-formation dans sa dimension administrative ; il/elle assure la gestion administrative et économique des actions de forma-tion (avec, par exemple, la production de documents : rapports d'activité, compte rendu).

TACHES EFFECTUEES PAR LE SALARIE :

Gestion administrative :

L'assistant(e) de formation effectue le suivi administratif des formations proposées par l'organisme de formation qui l'emploie.
Il/ elle réalise l'accueil des différents publics et le suivi des apprenants : accueil et information du public, inscription des participants, gestion et suivi du planning, mise à jour des dossiers des participants.
Il/elle assure la gestion logistique des formations dispensées : édition et recueil des documents pédagogiques, réservation de salles, mise à disposition du matériel nécessaire aux prestations de formation.
Il/elle assure la gestion administrative des formations dispensées : inscription des candidats, contrôle et archivage des dossiers de formation selon les agréments en vigueur (DEKRA, CFA, Qualiopi, .), suvi et relances des clientsn des particioants, des fournisseurs, recueil des éléments manquants, éditions de tout document, support, attestation, habilitation, facture ou autres, envoi des dossiers de fin formation aux clients, organisme de prise en charge, financeur,.
Il/elle élabore, suit, met à jour et classe des dossiers concernant les formations et les apprenants,.
Il / elle travaille sous la responsabilité de sa hiérarchie (responsable de pôle, responsable administratif et responsable de l'organisme de formation).
il / elle est en relation fonctionnelle avec les différents services de l'organisme de formation (équipe pédagogique, équipe commerciale, comptabilité), les clients les apprenants, les organismes financeurs et prescripteurs, les entreprises.


Gestion des formateurs et formations :

- Gestion de l'administration des formations et des accompagnements.
- Accueil des intervenants.
- Gestion des contrats des intervenants en liaison avec le service RH.
- Communication des informations relatives aux intervenants (emploi du temps, absences, identifiants intranet...).
- Assistance technique des intervenants si besoin (préparation du matériel pédagogique, dossiers, ...).
- Conception des planifications des intervenants et formateurs.
- Connaissance et application des différents dispositifs et outils liés aux actions de formation professionnelle (certification, habilitation, Titre professionnel continue, POEI, POEC, AIF, AFEST, Alternance, VAE, .).
- Réalisation des formalités administratives et logicielles.
- Garantie de la mise en œuvre des prestations conforme aux exigences clients, internes et réglementaires.
- Informations sur le droit de la formation continue et sur ses modalités de financement.