Assistant / Assistante de direction

Assistant / Assistante de direction



L'Association Régionale des Missions Locales Antilles-Guyane anime le réseau des missions locales de Guyane, Saint-Martin, Guadeloupe et Martinique. Elle accompagne à la mise œuvre et la convergence des politiques publiques en faveur de l'emploi et de l'autonomie des jeunes. Elle développe des partenariats et territorialise les accords nationaux. Elle accompagne la montée en compétence des équipes du réseau par la mise en place d'un plan régional de formation

Placé sous l'autorité de la directrice de l'ARML Antilles-Guyane, vous l'assistez dans la mise en œuvre globale du programme interrégional d'animation.
L'assistant(e) de direction apportera un soutien à la gestion administrative et financière de l'association. Ce rôle implique la gestion de documents administratifs et le suivi des aspects financiers de manière transversale.

Missions Principales
1. Gestion Administrative :
o Assurer la gestion des documents administratifs.
o Organiser et maintenir à jour les archives physiques et électroniques.
o Prendre en charge l'accueil téléphonique et physique des partenaires, collaborateurs et visiteurs.
o Organiser des réunions internes et externes.
o Rédiger des courriers, notes de service, PV et autres documents administratifs.
Apporter un appui à la production des bilans
o Gestion des déplacements
o Appui sur la mise en en œuvre des formations
o Suivi des publications communication

2. Gestion Financière :
o Assurer le suivi et le traitement des factures fournisseurs et des notes de frais.
o Participer à l'élaboration et au suivi du budget de l'association, en lien avec la direction.
o Aider à la préparation des documents pour les audits financiers et les demandes de subventions.
o Assurer la saisie des opérations comptables courantes dans le logiciel de gestion.
o Vérifier la conformité des pièces justificatives des dépenses.
o Effectuer le suivi des paiements et relancer les créances impayées.

3. Suivi des Subventions et Financement :
o Suivre l'état d'avancement des projets financés et préparer les bilans financiers.
o Participer à la préparation des dossiers de demande de subventions et au suivi des financements.
o Assurer la gestion des documents relatifs aux subventions (conventions, rapports, etc.).

4. Soutien aux Projets et Événements :
o Participer à l'organisation et à la gestion logistique des événements et projets de l'association.
o Assurer le suivi administratif des projets et des actions menées par l'association.