Assistant administratif/Assistante administrative de projet

Assistant administratif/Assistante administrative de projet

Salaire : Mensuel de 2061.0 Euros sur 12.0 mois

Au sein du Groupement d'Intérêt Public - Formation Continue et Insertion Professionnelle (GIP-FCIP), et placé sous l'autorité hiérarchique du directeur du GIP-FCIP, ainsi que sous l'autorité fonctionnelle du responsable du pôle Services Support et du manager de proximité, l'assistant ou l'assistante de formation est en charge du suivi administratif et financier des activités de formation, dispositifs ou des projets portés par le GIP-FCIP.

A. MISSIONS
Véritable interface auprès des parties prenantes internes ou externes, l'assistant / l'assistante de formation s'assure de la bonne gestion administrative d'un dispositif ou d'un projet dont il ou elle a la charge pendant toute sa durée d'exécution. Il ou elle participe également à la mise en œuvre de la démarche qualité. Ses missions sont réparties selon 3 composantes principales :

1. La relation avec les parties prenantes :
- Assurer l'accueil physique et téléphonique
- Faire le suivi des relations avec les organismes partenaires
- Participer aux réunions d'information

2. Le suivi administratif :
- Participer à la réponse administrative des commanditaires et/ou clients
- Préparer les éléments administratifs / contractuels et vérifie la conformité des documents
- Renseigner le système d'information en parallèle des outils des prescripteurs et financeurs (bilans initiaux, intermédiaires, de fin de prestation .)
- Effectuer le suivi de l'assiduité des bénéficiaires et remonter les informations auprès des financeurs
- Assurer la mise en forme bureautique avancée des documents et tableaux de bords
- Organiser le classement et l'archivage des dossiers en suivant la procédure interne

3. Le suivi logistique et financier :
- S'assurer de la mise à disposition des moyens logistiques (gestion des commandes, réservation de salles.)
- S'assurer du suivi des activités en portage du GIP-FCIP (contrôle des heures facturées, traitement des factures recettes, traitement des factures dépenses), faire les relances le cas échéant
- Assurer le suivi extra-comptable en dépenses et recettes et en assurer le reporting auprès des services supports
- Prendre en charge la facturation
- Faire le suivi de la rémunération des intervenants et s'assurer de la conformité des pièces et de la complétude du dossier

B. PROFIL RECHERCHE

Capacités requises :
- Rigueur et anticipation
- Capacités rédactionnelles (règles d'orthographe et de typographie française)
- S'adapter à des tâches diverses
- Savoir rendre compte et être force de proposition
- Déceler urgences et priorités
- Travailler en mode projet
- Aptitudes à la communication interprofessionnelle et adaptation envers tous publics
- Assurer une relation de qualité dans le respect de la Charte Marianne et du label EDUFORM

Connaissances particulières requises :
- Connaissances des fonctions avancées des logiciels de traitement de texte, tableur, base de données, et de présentation
- Connaissances des outils numériques métiers
- Connaissances générales en gestion administrative
- Connaissances du système éducatif français et plus particulièrement de la formation professionnelle