Assistant administratif / Assistante administrative

Assistant administratif / Assistante administrative



URGENT : Dans le cadre d'un remplacement, nous recherchons un assistant administratif (H/F), confirmé et opérationnel.

Période : du 09 au 19 décembre 2024 inclus.
Horaires : 8h30/12h00 - 13h30/17h00, du Lundi au Vendredi

Au sein de la Direction générale vos missions seront les suivantes :

- Effectuer l'accueil physique et téléphonique
- Prendre les rendez vous
- Rédiger les courriers/rapports/convocation/documents divers
- Prendre des notes, mettre en forme, mailing, photocopier, mettre sous pli, relier
- Effectuer le secrétariat de séance réunions diverses
- Assister au niveau du suivi des dossiers gérés par l'Administration Générale
- Organiser matériellement les réunions
- Mettre à jour les tableaux de bord tenus par l'Administration générale
- Archiver et relier les dossiers
- Participer à l'activité de coursier occasionnelle
- Missions au service courrier :
- Traiter le courrier arrivé (ouverture, tri, enregistrement, diffusion)
- Traiter le courrier départ (affranchissement)

Compétences et connaissances requises pour le poste :

- Connaître l'outil informatique
- Connaître les logiciels bureautiques : word, excel, power-point, internet,
- Connaître le matériel de reprographie et de reliure
- Connaître les techniques de prise rapide de la parole
- Connaître la communication écrite : rédiger et organiser tous types de documents opérationnels courants, en maîtrisant les règles d'orthographe et de grammaire.
- Savoir s'exprimer aisément vis-à-vis d'interlocuteurs divers et variés
- Savoir adapter son langage, ses messages au type de public et d'interlocuteur
- Savoir travailler en équipe
- Savoir organiser, prioriser et planifier les activités de secrétariat
- Savoir rédiger et mettre en forme un document
- Savoir respecter les procédures d'organisation