Assistant administratif / Assistante administrative

Assistant administratif / Assistante administrative

Salaire : Annuel de 23400.00 Euros sur 12 mois

ACCUEIL :
- Accueillir et renseigner les différents usagers et visiteurs du KUB,
- Assurer l'accueil téléphonique
- Renseigner et orienter les personnes selon leurs demandes spécifiques (localisation des acteurs, précisions sur les spécificités des acteurs de la Pépinière le KUB, demande d'implantation/d'hébergement au sein de la pépinière ou sur les espaces technopolitain, présentation des services technopolitains d'accompagnement, d'hébergement et d'animation.)
- Transmettre les supports adaptés aux demandes (dossiers de candidature, plaquettes de présentation, flyers occupants.)
- Organiser les espaces de la Technopole
- Transmettre et gérer les demandes d'utilisateurs avec les services et interlocuteurs dédiés (CINOR, .)
- Gérer les demandes et le suivi des réservations de services (réservations de salles de réunion,organisation et suivi logistique en lien avec l'équipe),
ACCOMPAGNEMENT - ANIMATION :
- Suivre régulièrement les besoins des occupants de la pépinière le KUB, proposer des solutions adaptées en lien avec la direction,
- Collecter, identifier et organiser les informations / besoins sur les occupants du KUB,
- Participer aux évènements du KUB (matinales, petits déjeuners, afterwork.)
- Suivre et diffuser les informations/actualités/événements à l'équipe,
- Gérer l'organisation d'évènements au sein du KUB (contacter des prestataires/partenaires, suivi des invitations, appui logistique...)
- Propositions argumentées d'amélioration des services existants et ou de création de nouveaux services
- Vérification de la bonne tenue des espaces Technopolitain et de la Pépinière le KUB
- Saisir et mettre à jour les bases de données utilisées
ASSISTANCE GESTIONNAIRE ADMINISTRATIVE ET FINANCIERE
- Assiste à la réalisation les opérations de gestion administrative et comptable (dossiers de subvention annuels, enregistrement d'écritures, suivi de trésorerie, facturation, gestion administrative du personnel devis, ...) selon les règles de comptabilité générale.
- Aide à la réalisation des documents de synthèse comptable. Peut concevoir des outils de suivi de l'activité
de la structure