Assistant / Assistante de direction
Annonce modifiée le 06/07/2024
- Type de contrat : CDD
- Durée (en mois) : 36
- Expérience : > 3 ans
- Qualification : Salarié
- Secteur métier : Secrétariat, Accueil
La Réunion (974)
Emploi
Offre
Assistant / Assistante de direction
Référence CSP: O974240/702000286
L'assistant(e) de direction apporte une aide permanente au directeur/trice de service en termes d'organisation personnelle, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et suivi de dossiers.
Organisation de l'agenda du directeur de service
* Organiser l'agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités
* Rappeler des informations importantes et transmettre des messages
* Organiser les déplacements
Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique
* Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers
* Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers
* Organiser le classement et l'archivage des dossiers
Suivi des projets et activités de la direction
* Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat
* Suivre l'exécution budgétaire du service
* Renseigner des tableaux de suivi des activités du service
Accueil téléphonique et physique au secrétariat
* Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent
* Adapter son discours en fonction de l'interlocuteur
* Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques
Organisation et planification des réunions
* Rédiger les ordres du jour en concertation avec le directeur
* Respecter les délais de transmission de documents avant les réunions
* Prendre des notes lors des réunions et rédiger les comptes rendus