Assistant / Assistante de direction

Assistant / Assistante de direction



[39782] Centre Hospitalier Ouest Réunion - CHOR
Nommé(e) et affecté(e) à la Direction Générale - Secrétariat de Direction.
Placé(e) sous l'autorité directe du chef d'établissement.
Les missions de l'assistante de direction EPSMR CHOR sont les suivantes :
Accueil de la Direction Générale :
- Accueillir physiquement les rendez-vous
- Réceptionner, traiter les appels téléphoniques
- Gérer les boîtes électroniques du secrétariat de Direction
- Réceptionner, trier, classer, archiver le courrier
Organisation de l'agenda de la Directrice :
- Gérer l'agenda et l'emploi du temps quotidien de la Directrice (prise de RDV, programmation des réunions, congés.)
- Préparer et organiser la logistique des différents événements professionnels (réunions, déplacements, conférences téléphoniques.)
- Préparer et contrôler les dossiers nécessaires à la mission de la Directrice (documentation, rapports, supports de communication, notes diverses pour les réunions.).
- Assurer la préparation en amont et le suivi en aval des dossiers.
- Rendre compte à travers des points réguliers de l'avancement de son travail, des rendez-vous prévus et des courriers à envoyer
Gestion de réunion et gestion documentaire :
- Assister aux réunions et en rédiger les comptes-rendus (CODIR, Directoires, réunions diverses .)
- Organiser le tri et l'archivage des documents importants (collecter, traiter, classer et mettre à jour l'information)
- Gérer et actualiser la documentation professionnelle et réglementaire
- Rassembler et mettre en forme des éléments de suivi (tableaux de bord, indicateurs, reporting.)
Communication :
- Rédiger des supports de communication (notes, correspondances, reporting, rapports, comptes-rendus.)
- Structurer et assurer la transmission des informations en interne et en externe (documents provenant des différents services de l'établissement ou de l'extérieur aux services concernés à partir des consignes de la Directrice)
Activités ponctuelles :
- Gérer les ordres de mission, les congés et les évaluations de l'équipe de Direction
- Réaliser des commandes de matériel, de fournitures, de consommables et vérifier la conformité des livraisons
- Assurer la continuité du secrétariat la Commission Médicale de Groupement (CMG) du GHT de la Réunion
Description du profil recherché:
Nous recherchons un·e Assitant·e de direction dotée d'une solide expérience en secrétariat et assistanat de direction, avec une connaissance souhaitée du milieu hospitalier.
Le ou la candidate maitrise parfaitement la gestion administrative ainsi que les techniques de prise de note. Il ou elle se distingue par ses compétences rédactionnelles pointues et son suivi rigoureux des dossiers courants.
Le poste requiert également discrétion, patience, sens de l'écoute et excellentes compétences en communication.
Un relationnel de qualité une polyvalence éprouvée, ainsi qu'un dynamisme à toute épreuve sont essentiels pour réussir dans ce rôle.
Enfin, le ou la candidate devra être capable de respecter des délais serrés et gérer les situations de crise avec sang-froid et efficacité.
Période de la journée : Jour