Assistant / Assistante de direction

Assistant / Assistante de direction



Référence CSP: O974240/627000009
Vous serez recruté (e) sur le poste de Responsable Adjoint du Service Vie Educative, en charge principalement du personnel des écoles

Activités principales :

Gestion administrative de la Caisse des Ecoles et coordination des projets et manifestation en lien avec le Service Vie Educative:

-Préparer et organiser les différentes réunions
-Rédaction et envoi convocations, préparation des dossiers préalables, réservation des salles, réception des participants.
-Animation des réunions
-Rédaction des délibérations
-Suivi administratif des délibérations
-Exécuter et suivre les procédures et décisions administratives
-Rédaction des courriers adressés à la direction des écoles
-Réaliser et/ou centraliser les comptes-rendus
-Traitement des dossiers et saisies de documents,
-Assurer l'organisation et la gestion des manifestations en lien avec le service : Noël des maternelles, Teuf des lauréats, Chorale des enfants, JILM, Tempo...
-Assurer la mise en place et le suivi des conventions de mise à disposition des locaux
-Suivi du mobilier affecté aux écoles
-Assistance de l'élu chargé des affaires scolaires en cas d'absence de la responsable du service Vie Educative

Coordination du personnel des écoles :
-Assister aux commissions d'entretien de recrutement en l'absence de la responsable du service Vie Educative
-Suivi du tableau d'affectation et des remplacements, organisation effective des missions, transmission d'informations et de consignes
-Suivi de la gestion de la pause méridienne
-Signaler tout dysfonctionnement
-Recensement des besoins en formation du personnel des écoles (en lien avec la DRH)
-Gestion des équipements du personnel


Gestion et suivi des travaux:
* Suivi des travaux demandés en Conseil d'école
* Pilotage et suivi technique des projets
*Gestion et suivi de la programmation/planification des travaux (Vie Educative et Services techniques)
* Suivi et contrôle de la bonne exécution des travaux
* Gérer les tableaux de bord de suivi des chantiers, des travaux réalisés, ...
Activités spécifiques
Tri, classement et archivage des documents de la Direction.
Accueil physique et téléphonique