Assistant / Assistante de service formation

Assistant / Assistante de service formation

Salaire : Mensuel de 1800.0 Euros à 1850.0 Euros sur 12.0 mois

Centre de formation, existant depuis 10 ans, recherche son futur assistant de formation (H/F) pour renforcer son équipe.

Poste à pourvoir rapidement.

Votre mission principale est d'assurer la gestion de différentes tâches en lien avec notre secteur d'activité :
- Assurer l'accueil téléphonique et physique (renseignements et redirections des appels), noter les messages et
planifier les rendez-vous et orienter les personnes selon leur demande,
- Trier, distribuer, affranchir, enregistrer le courrier et s'occuper de la gestion des messages électroniques,
- Vérifier l'état des stocks, évaluer les besoins en approvisionnement et définir les commandes à passer,
- Réaliser le traitement administratif de dossiers (frappe de courrier, mise en forme de document, les faire suivre
et les ranger...) et transmettre les informations (e-mail, notes, scan...) pour le compte de l'entreprise,
- Actualiser des données de suivi d'activité de la structure (tableaux de bord, tableaux de résultats... ),
- Préparer les réunions internes (suivi de l'ordre du jour, prise de note, rédaction du CR), et les salles de
formation,
- Gérer les commandes de prestation (devis, factures, bons de livraison...),
- Rechercher et sélectionner des candidats,
- Accompagner administrativement et organisationnellement les apprenants durant leur parcours,
- Gérer l'ouverture et la clôture des sessions de formation sur les différentes plateformes(Kairos - Forprev -
EDOF - Formanoo),
- Gérer les dossiers administratifs des actions de formation continue et formation des demandeurs d'emploi
(suivi, le classement et l'archivage des dossiers),
- Réaliser le suivi qualité des sessions de formation dans Digiforma conformément aux procédures internes
(Recueil des besoins, livrets du stagiaire, règlement intérieur, absentéisme, satisfaction, attestations et
certificats, rapport qualité),
- Gérer les formalités administratives liées au financement des formations (gestion des dossiers OPCO, PE et
Region, Facturation, Recouvrement)
- Constituer les dossiers administratifs pour les formateurs,
- Assurer le suivi des absences et la prévention des abandons selon procédure interne,
- Saisir les réponses aux questionnaires d'évaluation,
Prérequis obligatoires :
- Adapter les modalités d'accueil physique et téléphonique
- Maîtriser les outils collaboratifs (planning partagé, tableaux de bord, tableau croisé dynamique, publipostage, webconférence, ERP et réseau social d'entreprise )

Avant l'entretien individuel, des tests de recrutement seront effectués : informatique, orthographique.

Déplacements ponctuels à La Rivière St Louis et de façon exceptionnelle sur l'île.