Assistant(e) administratif(ve) et comptable

Assistant(e) administratif(ve) et comptable



[40311] CHU RÉUNION - SITE FELIX GUYON (SAINT DENIS)
Finalité :
L'assistant·e administratif·ve travaillera en étroite collaboration avec les pharmaciens coordonnateurs des achats médicaments et DM (Dispositifs Médicaux) pour mettre en œuvre la stratégie d'achat et la politique d'achat du groupement régional d'achats pharmaceutiques du GHT de la Réunion.
Les missions énoncées ci-dessous seront partagées avec l'agent administratif déjà en poste.
Missions principales:
Missions déjà réalisées par l'agent en poste :
-Aide au recensement des besoins
-Participation aux phases d'essais et d'évaluation des offres
-Centralisation et suivi des données administratives des marchés
Nouvelle mission :
Mise à jour des données marchés, récupérées auprès des centrales d'achat, dans le logiciel de gestion économique et financière MAGH2 et dans le logiciel métier PHARMA du CHU de la Réunion
Activités principales:
-Extraction et analyse des données
-Participation à l'analyse des cartographies achats DM et médicaments sur le GHT (taux de couverture marchés) en collaboration avec le service achat-marchés du GHT.
-Aide à la construction des bilans financiers en collaboration avec le service achats-marchés du GHT.
-Préparation des marchés de DM et des médicaments
-Aide à la centralisation et au traitement des données qualitatives et quantitatives des hôpitaux pour l'identification des besoins (allotissements et quantifications).
-Quantification sur les outils mis à disposition par les centrales d'achats.
-Gestion des adhésions aux procédures et des demandes de rattachements.
-Gestion administrative des marchés de DM et des médicaments
-Gestion (enregistrement, suivi, mises à jour (MAJ).) de tous les documents administratifs en lien avec l'élaboration d'un marché via les centrales d'achats : conventions, annexes, allotissements, actes d'engagements, certificats administratifs, notifications, résultats.
-Utilisation courante des outils de communication fournis par les centrales d'achats permettant la gestion et le suivi des marchés de médicaments et de DM.
-Participation à l'organisation et au suivi des phases d'essais des marchés de DM sur :
-La réception des échantillons
-Le tri des échantillons par lots
-L'aide à l'élaboration des fiches d'évaluations
-La mise en place des essais dans les services de soins ou avec les groupes experts
-Le suivi des essais et l'analyse des fiches d'évaluations
-Participation à l'évaluation, au classement et à la notation des offres
-Suivi des marchés de DM et des médicaments par établissement et pour le GHT
-Elaboration et MAJ des tableaux de suivi des marchés de DM et de médicaments
-Suivi des mails des centrales d'achats (tri, classement, MAJ des tableaux de suivi, relai des informations importantes aux personnes concernées.)
-Suivi des ruptures et relais des informations des centrales d'achats aux pharmaciens de site (proposition de solutions de secours, offres de prix.)
-Mise à jour des bases de données pour les marchés DM et médicaments des centrales d'achats
-Pour le CHU :
-Saisie des nouveaux marchés dans Magh2®, suivi et mise à jour
-Mise à jour des données marchés dans le logiciel métier Pharma® : MAJ des fiches produits (libellés produit / référence/ fournisseur/ prix/ point de commande/ numéros de marché/ lots, etc.)
-Pour le CHOR et le GHER : aide et suivi pour la création des marchés, la mise à jour des marchés et des fiches produits en collaboration avec les PUI et les cellules marchés.
-Secrétariat : Prise de notes et élaboration des comptes rendus des réunions, prise de RDV, réception et traitement des appels téléphoniques, tri et classement du courrier.
3.2/ Activités ponctuelles et /ou transversales
-Participation aux réunions pluridisciplinaires :
-Réunions du comité pharmaceutique du GHT
-Réunions avec les services achats-marchés
-Réunions organisées avec les différents pharmaciens médicaments et/ou DM du GHT
-Réunions de mise en place d'essais dans les différents établissements
3.3/ Relations avec les services et correspondants externes
Il devra travailler pour l'ensemble des établissements du GHT (CHU Nord et Sud, GHER et CHOR) en collaboration avec les :
-Services achats (acheteuses, contrôleur de gestion, responsable achats-marchés, agent administratif.)
-PUI (secrétaires, pharmaciens, préparateurs en pharmacie, cadre.)
-Services de comptabilité/trésorerie
-Services de soins (cadres, IDE, praticiens.)
-Services biomédicaux
-DAE
-DSIO
-En dehors du GHT, il sera amené à travailler en collaboration avec les nombreux interlocuteurs des différentes centrales d'achats et des laboratoir