Chargé / Chargée d'accueil

Chargé / Chargée d'accueil

Salaire : Mensuel de 2000.0 Euros sur 12.0 mois

Le Chargé d'accueil administratif et commercial assure l'accueil des apprenants, des formateurs, des entreprises partenaires et des visiteurs. Il joue un rôle clé dans la gestion administrative des dossiers des apprentis et des entreprises, tout en soutenant les équipes dans le développement commercial du CFA.

Responsabilités et tâches :
Accueil et relation avec les apprenants :
- Accueillir physiquement et téléphoniquement les apprenants, les entreprises partenaires, les formateurs et autres visiteurs.
- Répondre aux questions des apprentis concernant leur formation, les démarches administratives, les contrats d'apprentissage, etc.
- Gérer les rendez-vous et orienter les interlocuteurs vers les services ou formateurs concernés.
- Informer les candidats potentiels sur les formations proposées par le CFA et les accompagner dans les démarches d'inscription.
- Effectuer le suivi des fournitures de bureau et assurer la gestion des stocks.

Gestion administrative des dossiers des apprentis :
- Gérer les inscriptions des apprenants : vérifier la conformité des dossiers, saisir le dossier candidat dans le système de gestion, effectuer des relances pour les pièces manquantes.
- Mettre à jour les dossiers des apprentis (justificatifs, bulletins de notes, suivi des absences, etc.) et gérer les relations avec les organismes financeurs.
- Venir en renfort sur la saisie des contrats d'apprentissage, en lien avec le chargé de relation école entreprise
- Suivre et renseigner les ruptures de contrats
- Préparer et gérer les documents liés aux examens : convocations, dossiers d'inscription, etc.

Activités commerciales et développement du CFA :
- Participer aux actions de promotion du CFA : salons, Job Dating, Portes Ouvertes, forums.
- Aider à la gestion des outils de communication (réseaux sociaux) en apportant des informations sur les événements ou en mettant à jour les offres de formation.
- Contribuer au développement du réseau d'entreprises partenaires, en collaborant avec l'équipe commerciale.


Compétences techniques :
- Connaissance des procédures administratives liées aux contrats d'apprentissage.
- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint).
- Capacité à rédiger des courriers et documents administratifs.
Compétences relationnelles :
- Aisance relationnelle avec un public jeune et diversifié (apprentis, entreprises, formateurs).
- Sens de l'écoute, patience et pédagogie pour accompagner les apprentis dans leurs démarches.
- Capacité à gérer plusieurs interlocuteurs (apprentis, entreprises, équipes pédagogiques) en restant organisé et réactif.
- Bonne capacité rédactionnelle et maîtrise des techniques de communication (écrite et orale).

Qualités personnelles :
- Dynamisme, proactivité et sens du service.
- Rigueur et organisation dans la gestion des dossiers administratifs.
- Capacité à travailler en équipe et à interagir avec des interlocuteurs variés.
- Discrétion professionnelle.

Une première expérience dans un CFA ou dans un organisme de formation serait un atout.
Travail au sein d'une équipe à taille humaine