Secrétaire administratif / administrative

Secrétaire administratif / administrative



Finalité :

L'assistant-e administratif-ve travaillera en étroite collaboration avec les pharmaciens coordonnateurs des achats médicaments et DM (Dispositifs Médicaux) pour mettre en œuvre la stratégie d'achat et la politique d'achat du groupement régional d'achats pharmaceutiques du GHT de la Réunion.

Les missions énoncées ci-dessous seront partagées avec l'agent administratif déjà en poste.
Missions déjà réalisées par l'agent en poste :
- Aide au recensement des besoins
- Participation aux phases d'essais et d'évaluation des offres
- Centralisation et suivi des données administratives des marchés

Nouvelle mission :
- Mise à jour des données marchés, récupérées auprès des centrales d'achat, dans le logiciel de gestion économique et financière MAGH2 et dans le logiciel métier PHARMA du CHU de la Réunion
Extraction et analyse des données
- Participation à l'analyse des cartographies achats DM et médicaments sur le GHT (taux de couverture marchés) en collaboration avec le service achat-marchés du GHT.
- Aide à la construction des bilans financiers en collaboration avec le service achats-marchés du GHT.
Préparation des marchés de DM et des médicaments
- Aide à la centralisation et au traitement des données qualitatives et quantitatives des hôpitaux pour l'identification des besoins (allotissements et quantifications).
- Quantification sur les outils mis à disposition par les centrales d'achats.
- Gestion des adhésions aux procédures et des demandes de rattachements
Gestion administrative des marchés de DM et des médicaments
- Gestion (enregistrement, suivi, mises à jour (MAJ).) de tous les documents administratifs en lien avec l'élaboration d'un marché via les centrales d'achats : conventions, annexes, allotissements, actes d'engagements, certificats administratifs, notifications, résultats.
- Utilisation courante des outils de communication fournis par les centrales d'achats permettant la gestion et le suivi des marchés de médicaments et de DM.
Participation à l'organisation et au suivi des phases d'essais des marchés de DM sur :
- La réception des échantillons
- Le tri des échantillons par lots
- L'aide à l'élaboration des fiches d'évaluations
- La mise en place des essais dans les services de soins ou avec les groupes experts
- Le suivi des essais et l'analyse des fiches d'évaluations

Participation à l'évaluation, au classement et à la notation des offres
Suivi des marchés de DM et des médicaments par établissement et pour le GHT
- Elaboration et MAJ des tableaux de suivi des marchés de DM et de médicaments
- Suivi des mails des centrales d'achats (tri, classement, MAJ des tableaux de suivi, relai des informations importantes aux personnes concernées.)
- Suivi des ruptures et relais des informations des centrales d'achats aux pharmaciens de site (proposition de solutions de secours, offres de prix.)
Mise à jour des bases de données pour les marchés DM et médicaments des centrales d'achats
- Pour le CHU :
Saisie des nouveaux marchés dans Magh2, suivi et mise à jour
Mise à jour des données marchés dans le logiciel métier Pharma : MAJ des fiches produits (libellés produit / référence/ fournisseur/ prix/ point de commande/ numéros de marché/ lots, etc.)
- Pour le CHOR et le GHER : aide et suivi pour la création des marchés, la mise à jour des marchés et des fiches produits en collaboration avec les PUI et les cellules marchés.
Secrétariat : Prise de notes et élaboration des comptes rendus des réunions, prise de RDV, réception et traitement des appels téléphoniques, tri et classement du courrier.
Participation aux réunions pluridisciplinaires :
- Réunions du comité pharmaceutique du GHT
- Réunions avec les services achats-marchés
-
Diplômes (et expérience éventuelle) exigés
Bac +2
Expérience dans les achats
Expérience dans le domaine pharmaceutique (produits pharmaceutiques et fonctionnement d'une PUI)