Assistant / Assistante de direction

Assistant / Assistante de direction



Ce poste d'assistant(e) de direction et opérationnelle, rattaché au Directeur du développement et à la Présidente Directrice Générale de la Safer Guyane, occupe un rôle central dans l'organisation institutionnelle et administrative de la structure.

Missions liées à la direction :
- Organisation institutionnelle : réunions d'instance de la Safer Guyane (Conseil d'Administration et Comité Technique), organisation matérielle et préparation en lien avec la direction
- Accompagnement de la direction : gestion boite mail direction, agendas partagés et répartition des rencontres en fonction des objets, contacts partenaires, gestion agendas, secrétariat (préparation courriers, signature.)
- Interface avec les partenaires du réseau national en matière de suivi administratif
- Contribution au suivi administratif et financier : préparation des paiements pour la PDG, classement factures, lien expert-comptable pour l'envoi des pièces, facturation des clients, suivi des paiements, envoi des éléments de paie au cabinet RH, tenue du registre des congés, gestion des achats notamment fournitures .
- Suivi de la communication : gestion site internet et réseaux en interface avec la direction et les prestataires désignés
- Suivi des prestataires informatiques en local et réseaux FNSafer en lien avec la direction
- Accueil téléphonique et physique de la structure

Missions liées au suivi de l'activité foncière :
- Appui des conseillers fonciers dans la réalisation des opérations foncières et services rattachés : Constituer les dossiers d'acquisition et de préemption, achat-vente et en assurer le suivi, en étroite collaboration avec les conseillers fonciers
- Participer à la mise en place des documents administratifs et contractuels et leur suivi jusqu'à l'aboutissement des dossiers, notamment auprès des notaires.
- Suivi du respect des procédures et délais, réaliser les procédures de publicité légales et assurer leur suivi
- Suivi et réalisation des envois postaux (réception recommandés, envoi recommandés) dans les délais impartis par les procédures Safer
- Alerter en cas de risque de contentieux

Votre Profil :
Vous êtes diplômé(e) de l'enseignement supérieur en gestion, comptabilité, management des organisations (Bac + 2 ou plus). Vous avez une expression irréprochable, à l'écrit comme à l'oral. Vous maîtrisez les outils de productivité.

Vous disposez d'une bonne expérience dans une fonction similaire en gestion, comptabilité qui vous a amené(e) à accomplir des missions variées.

Vous faites preuve de loyauté et de discrétion et êtes reconnu(e) pour votre fiabilité, votre sens de l'écoute et votre autonomie.

Vous savez faire le lien avec les équipes. La cohésion d'équipe et la convivialité sont importantes à vos yeux !

Afin de gérer les priorités, vous êtes organisé(e), vous savez vous adapter et faire preuve d'initiative et de disponibilité. Votre capacité d'adaptation vous permet d'évoluer au sein d'un environnement dynamique.

Vous savez travailler en équipe et pouvez contribuer à des tâches diverses.

Vos compétences :
Savoir-faire :
- Maitrise exigée du Pack office Microsoft et des outils de collaboration (SharePoint, Teams.)
- Gestion d'agendas et de rendez-vous
- Gestion administrative
- Prise de notes et comptes rendus
- Méthodes de classement et d'archivage
- Droit du travail et législation sociale, gestion administrative