Assistant / Assistante de direction

Assistant / Assistante de direction

Salaire : Mensuel de 2090.0 Euros à 3500.0 Euros sur 12.0 mois

La SARL JAG (STATION ENGEN CHAUDRON) recherche un(e) Assistant(e) de direction.
Nous recherchons un(e) Assistant(e) de Direction pour rejoindre notre équipe. Le poste offre une opportunité d'évoluer dans un environnement professionnel et dynamique.

Responsabilités
- Coordination administrative et suivi des dossiers
- Gestion de l'agenda et organisation des réunions
- Accueil téléphonique et physique
- Rédaction de documents officiels
- Utilisation des outils bureautiques tels que Google Suite, Docage
- Support au niveau du secrétariat

Activités relatives au management d'une station-service :
Encadrement des employés de la station (affectation, suivi et contrôle des activités),
Participation au recrutement des employés de la station,
Appui aux employés de la station pour la réalisation de toutes activités techniques et commerciales,
Tutorat de jeunes en formation alternée et formation des collaborateurs,
Établissement de tableaux de bord d'activité et mise en place de plans d'action,
Réalisation et/ou encadrement de l'ensemble des activités administratives et comptables relatives au fonctionnement de la station,
Mise à jour et classement de la documentation professionnelle,
Mise en œuvre des démarches qualité en vigueur dans l'entreprise.

Activités de gestion et d'organisation :
Validation ponctuelle des commandes, réception et contrôle des livraisons en carburant,
Établissement de relations avec les fournisseurs et autres acteurs,
Gestion des stocks, commandes / réception de produits et accessoires, réassortiment des linéaires,
Établissement / transmission et classement de tous documents à caractère administratif et commercial dans le respect des obligations légales,
Réalisation et analyse des inventaires,
Contribution à l'élaboration et à la mise en œuvre de démarches qualité
Suivi de la maintenance des équipements de la station.

Organisation de l'agenda du dirigeant et accueil :
Gérer l'agenda et l'emploi du temps quotidien du dirigeant (prise de RDV, courriers, courriels, congés.).
Réceptionner et filtrer les appels téléphoniques.
Accueillir physiquement les rendez-vous.
Préparer et organiser la logistique des différents événements professionnels (réunions, déplacements, interventions orales, séminaires, salons professionnels, conférences téléphoniques.).
Préparer et contrôler les dossiers nécessaires à la mission du dirigeant (documentation, rapports, supports de communication, notes diverses pour les réunions.).
Assurer en amont la préparation et le suivi des dossiers.

Gestion et suivi et archivage des comptes rendus et documentation du gérant :
Réceptionner et trier le courrier pour ne présenter à son dirigeant que les informations essentielles.
Assister aux réunions et en rédiger les comptes rendus.
Organiser le tri et l'archivage des documents importants (collecter, traiter, classer et mettre à jour l'information).
Gérer et actualiser la documentation professionnelle et réglementaire.
Rendre compte à travers des points réguliers de l'avancement de son travail, des rendez-vous prévus et des courriers à envoyer.
Rassembler et mettre en forme des éléments de suivi (tableaux de bord, indicateurs, reporting.).
Gérer les notes de frais.
Réaliser des commandes de matériel, de fournitures, de consommables et vérifier la conformité des livraisons.
Assurer le suivi des conditions d'exécution d'un contrat, être le support ponctuel à l'administration des ventes (commandes clients, factures clients, BL.).

Autres missions :
Participer à l'organisation de la logistique des recrutements et des formations.
Réaliser un suivi administratif du personnel.
Établir et gérer des budgets ou réaliser le traitement des dossiers comptables.
Assurer la gestion et le suivi complet de certains dossiers (négociations avec les fournisseurs, préparation d'un budget, relance clients.).

- Expérience préalable dans un rôle similaire appréciée